Dokumen Teknis Apa Saja yang Perlu Diperiksa Saat Mengimpor Pewarna dan Pigmen dari China?

Seorang distributor bahan baku cat dan tinta di Asia Tenggara memesan satu kontainer penuh pigmen organik dan pewarna solven dari China untuk mengisi ulang stok beberapa pelanggan lamanya menjelang musim ramai. Faktur dari pemasok hanya mencantumkan nama dagang, dan beberapa produk dideklarasikan dengan kode HS yang sama. Lembar data keselamatan yang menyertai barang adalah versi bahasa Inggris lama dari beberapa tahun sebelumnya, tanpa nomor CAS di bagian komposisi. Nomor batch pada sertifikat analisis juga tidak cocok dengan nomor yang tercetak di karung. Setibanya kontainer di pelabuhan, bea cukai setempat meminta tambahan informasi komposisi dan pemeriksaan ulang kode. Agen kepabeanan harus beberapa kali melengkapi dokumen, kontainer tertahan di pelabuhan beberapa minggu lebih lama, dan biaya demurrage terus bertambah setiap hari. Beberapa pabrik cat tidak bisa menunggu pigmennya dan membeli dari distributor lain di dekatnya, dan salah satunya tidak pernah kembali. Seluruh kerugian dari kontainer itu berasal dari beberapa dokumen yang tidak diperiksa.

Dokumen teknis apa saja yang perlu diperiksa saat mengimpor pewarna dan pigmen dari China? Saat mengimpor pewarna dan pigmen dari China, ada empat jenis dokumen yang perlu dipastikan: lembar data teknis, yang menunjukkan apakah suatu grade cocok untuk Anda; sertifikat analisis, yang membuktikan bahwa batch tersebut memenuhi spesifikasi; lembar data keselamatan, yang mendukung keamanan pengangkutan dan penanganan di pabrik Anda; serta dokumen yang diperlukan untuk kepabeanan dan regulasi pasar tujuan. Nama produk, nomor CAS, nomor batch dan kode harus sama di semua dokumen tersebut.

Satu pengiriman melewati beberapa titik pemeriksaan, dan setiap titik memeriksa dokumen. Sejak bahan kimia dimuat ke kontainer di pelabuhan Ningbo sampai tiba di gudang Anda, barang melewati kepabeanan ekspor, pemeriksaan bahaya oleh pengangkut, bea cukai dan otoritas bahan kimia di negara pengimpor, dan terakhir pemeriksaan penerimaan oleh Anda dan pelanggan Anda. Setiap tahap memeriksa dokumen yang berbeda, dan jika satu dokumen saja hilang atau bertentangan dengan yang lain, barang akan berhenti di situ. Cara memeriksa sertifikat ISO 9001 dan ISO 14001 pemasok sudah kami bahas di artikel sebelumnya; artikel ini membahas dokumen teknis yang dibutuhkan setiap grade, setiap batch dan setiap pengiriman. Memeriksanya sebelum kontainer dimuat jauh lebih murah daripada melengkapinya setelah barang tertahan di pelabuhan.

Sebelum memesan: lembar data teknis dan sampel standar menentukan apakah suatu grade bisa dipakai. Lembar data teknis: identitas grade dan nilai tipikalnya. Lembar data teknis (TDS, technical data sheet) adalah dokumen pertama untuk menilai apakah suatu grade cocok dengan sistem Anda. TDS pigmen biasanya mencantumkan nomor indeks warna (nomor C.I.), daya serap minyak, ketahanan panas, ketahanan cahaya dan sistem yang direkomendasikan; kartu warna pewarna mencantumkan nomor indeks warna, kedalaman celup dan setiap nilai ketahanan luntur, dan setiap nilai ketahanan luntur harus menyebutkan metode ujinya. Setelah menerimanya, periksa dulu nama grade, lalu lihat apakah nilai-nilai utamanya memenuhi kebutuhan proses dan penggunaan akhir Anda. Setiap grade pigmen organik kami dilengkapi lembar data teknis, lembar data teknis titanium dioksida kami mencantumkan bentuk kristal dan perlakuan permukaannya, dan katalog aditif plastik kami mencantumkan nomor CAS dan resin yang sesuai untuk setiap grade. Sampel standar dan grade padanan: mengubah "sama dengan sampel" menjadi kesepakatan yang bisa diperiksa. Lembar data teknis memberikan nilai tipikal; untuk pesanan Anda secara spesifik, masih diperlukan sampel standar yang disegel dan disimpan oleh kedua pihak. Jika kontrak menyebutkan sampel standar mana yang menjadi acuan, metode apa yang dipakai untuk membandingkan nuansa warna dan daya warna, serta toleransi yang diizinkan, Anda punya pembanding saat barang diterima. Saat mengganti produk yang sudah dipakai, pastikan juga grade baru itu setara dengan grade apa: katalog aditif pelapis, aditif lilin dan biosida kami mencantumkan produk padanannya, dan katalog pigmen ftalosianin kami mencantumkan grade yang sesuai dari produsen multinasional, sehingga Anda bisa memeriksanya satu per satu sebelum memesan. Pencocokan sampel terhadap standar yang Anda pakai sekarang sudah menjadi bagian dari kerja sama sejak pesanan pertama.

Setiap batch: jika nomor batch tidak cocok, pemeriksaan penerimaan kehilangan acuannya. Sertifikat analisis (COA, certificate of analysis) berlaku untuk satu nomor batch tertentu dan mencantumkan hasil uji batch tersebut, misalnya penyimpangan nuansa warna dan daya warna terhadap sampel standar, kadar air, kehalusan atau kadar zat. Saat memeriksa COA, lihat tiga hal: nomor batch sama dengan yang tertera di kemasan dan packing list; item uji mencakup spesifikasi yang disepakati dalam kontrak; dan nilai hasil uji berada dalam rentang yang disepakati. Jika satu pengiriman berisi beberapa nomor batch, setiap batch harus memiliki COA sendiri. Saat barang diterima, lakukan uji sampel berdasarkan COA dan simpan sampel arsip, sehingga jika kelak pelanggan Anda melaporkan penyimpangan warna atau kinerja, Anda punya bukti untuk dibandingkan dengan pemasok.

Pengangkutan: lembar data keselamatan menentukan apakah barang boleh naik ke kapal. Versi, bahasa dan komposisi lembar data keselamatan. Lembar data keselamatan (SDS, safety data sheet, juga disebut MSDS) disusun menurut Globally Harmonized System of Classification and Labelling of Chemicals (GHS) dan terdiri atas 16 bagian; perusahaan pelayaran, forwarder, bea cukai dan pabrik Anda sendiri semuanya akan membacanya. Saat memeriksanya, lihat dulu tanggal revisi dan versi regulasi yang menjadi dasarnya, lalu komposisi dan nomor CAS di Bagian 3, dan pastikan semuanya sama dengan lembar data teknis dan faktur. Itulah yang tidak ada di SDS bahasa Inggris lama dalam cerita di awal: nomor CAS. Banyak negara pengimpor mewajibkan lembar data keselamatan dan label kemasan dalam bahasa setempat, disusun menurut revisi GHS yang diadopsi negara tersebut; biasanya importir atau agen lokal yang menyesuaikan versi bahasa Inggris dari pemasok. Barang berbahaya dan tidak berbahaya: masing-masing memerlukan dokumen yang berbeda. Bagian 14 SDS memuat informasi pengangkutan. Produk yang mencantumkan nomor Perserikatan Bangsa-Bangsa (nomor UN) dan kelas bahaya pengangkutan harus dideklarasikan menurut International Maritime Dangerous Goods Code (IMDG Code) untuk angkutan laut dan dikemas dalam kemasan barang berbahaya yang memenuhi syarat, dan ekspor dari China juga memerlukan pemeriksaan penggunaan kemasan barang berbahaya. Sebagian besar pigmen dan pewarna bubuk termasuk barang tidak berbahaya, sedangkan sebagian produk cair yang mengandung solven dan konsentrat biosida bisa tergolong barang berbahaya, sehingga setiap grade harus dipastikan satu per satu. Untuk pengiriman udara barang tidak berbahaya, forwarder biasanya meminta sertifikat kondisi pengangkutan kargo. Jika dokumen-dokumen ini sudah siap sebelum pemesanan ruang kapal, barang tidak akan ditolak di terminal.

Kepabeanan: kode, nama produk dan asal barang disepakati lebih dulu di proforma invoice. Kode HS: enam digit pertama berlaku sama di semua negara, sisanya ditentukan negara pengimpor. Bea cukai memakai kode Harmonized System (HS) untuk menetapkan tarif bea masuk, ketentuan pengawasan dan perlu tidaknya izin. Pewarna dispersi dan sediaan berbasis pewarna dispersi masuk pos 3204.11, sedangkan pigmen organik sintetis dan sediaan berbasis pigmen tersebut masuk pos 3204.17. Enam digit pertama berlaku umum di semua negara, sedangkan pos turunan sesudahnya ditetapkan oleh masing-masing negara pengimpor dan harus dipastikan oleh agen kepabeanan Anda. Pengiriman dalam cerita di awal mendeklarasikan produk yang berbeda dengan satu kode, sehingga wajar barang itu tertahan saat bea cukai memeriksanya. Praktik kami adalah meminta Anda menyampaikan grade dan pelabuhan tujuan kepada divisi terkait, lalu divisi itu menuliskan kode dan kemasannya di proforma invoice agar bisa Anda serahkan kepada agen kepabeanan untuk dipastikan sebelum pembayaran. Nama produk, nomor CAS dan surat keterangan asal: beberapa dokumen harus menyatakan hal yang sama. Nama produk di faktur komersial, packing list, SDS dan COA harus sama, sebaiknya mencantumkan nama dagang sekaligus nomor indeks warna pigmen atau pewarnanya; saat negara pengimpor memeriksa daftar inventaris bahan kimianya, acuannya adalah nomor CAS. Surat keterangan asal membuktikan bahwa barang diproduksi di China. Jika negara tujuan memiliki perjanjian perdagangan bebas dengan China, surat keterangan asal preferensial bisa memberi Anda tarif bea masuk yang lebih rendah, dan harus diajukan sebelum pengiriman. Karena dokumen-dokumen ini dibuat oleh bagian yang berbeda, kami menyarankan agar drafnya dikirim bersama-sama kepada agen kepabeanan Anda sebelum kontainer dimuat, sehingga ketidaksesuaian bisa langsung diperbaiki.

Dokumen regulasi pasar tujuan membutuhkan waktu persiapan paling lama. Sebelum masuk ke beberapa pasar, perlu dipastikan bahwa zat yang bersangkutan sudah tercantum dalam inventaris bahan kimia setempat atau sudah terdaftar, misalnya menurut REACH (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals) di Uni Eropa dan Toxic Substances Control Act (TSCA) di Amerika Serikat; tanggung jawab ini biasanya ada pada importir. Jika produk dipakai untuk mainan, bahan kontak pangan atau peralatan listrik dan elektronik, Anda juga perlu meminta laporan uji atau sertifikat sesuai penggunaannya: seri ultramarine blue kami memiliki sertifikasi FDA, AP(89)-1 Uni Eropa untuk kontak pangan, RoHS dan EN71-3, dan divisi pigmen kami mengirimkan sertifikat yang sesuai dengan penggunaan akhir. Untuk biosida, pastikan produk sudah terdaftar di negara penjualan. Dokumen jenis ini paling lama prosesnya, jadi sebaiknya diajukan sejak tahap permintaan penawaran.

Pemasok hanya bisa memberikan SDS berbahasa Inggris. Apakah bisa langsung dipakai? Tergantung ketentuan negara tujuan. Banyak pasar mewajibkan lembar data keselamatan dan label dalam bahasa setempat, disusun menurut revisi GHS yang diadopsi negara tersebut, dan tanggung jawabnya biasanya ada pada importir. SDS bahasa Inggris dari pemasok menjadi dasar penyesuaiannya; sebelum memesan, tanyakan kepada agen kepabeanan dan otoritas setempat versi mana yang diperlukan. Setiap batch memerlukan COA baru. Apakah lembar data teknis juga harus diminta setiap kali? COA dibuat satu untuk setiap nomor batch dan wajib menyertai barang. Lembar data teknis berlaku untuk grade, jadi selama grade dan formulanya tidak berubah, tidak perlu diminta setiap kali; jika pemasok memperbarui versinya, periksa apakah nilai-nilai utamanya berubah dan arsipkan versi barunya. Jika ketidaksesuaian dokumen baru diketahui setelah barang tiba di pelabuhan, apakah masih bisa diperbaiki? Dalam kebanyakan kasus bisa: agen kepabeanan Anda dapat mengajukan faktur yang sudah dikoreksi atau dokumen tambahan, dengan konsekuensi waktu, biaya demurrage dan biaya pemeriksaan. Cara paling praktis adalah memeriksa draf proforma invoice, packing list, SDS dan COA bersama-sama sebelum kontainer dimuat.

Hongda Group memproduksi dan mengekspor bahan kimia dari Ningbo sejak 1992, dengan produk yang dijual ke lebih dari tiga puluh negara dan kerja sama dengan lebih dari lima ratus distributor di seluruh dunia; dokumen, logistik dan kepatuhan regulasi adalah pekerjaan kami sehari-hari. Setiap lini produk kami memiliki katalognya sendiri, dan sampel serta informasi teknis datang langsung dari tim yang memproduksi produk tersebut. Pigmen organik dan titanium dioksida kami dilengkapi lembar data teknis, lembar data keselamatan bisa diminta per grade sebelum memesan, dan kode HS serta kemasan dicantumkan di proforma invoice. Jika Anda bersiap mengimpor pewarna atau pigmen dari China, sampaikan kepada kami grade, penggunaan, pelabuhan tujuan dan daftar dokumen yang diminta agen kepabeanan Anda, dan kita periksa bersama satu per satu sebelum kontainer dimuat. Untuk mengetahui lebih lanjut cara bekerja sama dengan kami, kunjungi hongda-chem.com, klik "Become a strategic partner", lalu hubungi kami melalui WhatsApp atau WeChat.